Mac スマートメールボックスの使い方｜表示されないときの対処法もチェック

Macのメールアプリで利用できるスマートメールボックスの使い方をご紹介します。条件を組み合わせるだけで、専用のメールボックスに自動的にまとめられます。通常の受信ボックスなどにも表示されますが、フィルターにかけて手早くチェックできるのがメリットです。

基本的な作り方や編集、書き出しに加え、スマートメールボックスが機能しないときの原因と対処法もまとめてお伝えします。

スマートメールボックスの作り方

スマートメールボックスとスマートメールボックスフォルダの作り方から説明します。

スマートメールボックスを作成する

1. Macのメールアプリを起動する
2. メニューバー内の「メールボックス」をクリック
3. 「新規スマートメールボックス」をクリック

メールアプリはデフォルトでMacのDockの中にあります。F4キーで表示されるアプリ一覧からでも起動できます。

スマートメールボックスの条件を設定する

スマートメールボックスのフォーム内のデフォルト設定欄に沿って順に説明します。

• ①「スマートメールボックス名」…任意の名前に変更
• ②「すべて」…「すべて」はメールのフィルターがより狭まれる。「いずれか」は振り分けられる範囲が広くなる
• ③「差出人」…受信する条件を選ぶ
• ④「が次を含む」…③の条件によって変わるので、都度合わせて選択する
• ⑤テキストフィールド…③の条件によっては不必要。「差出人」やグループなど人物を含む条件では、送信者の名称を入力可能
• ⑥「ゴミ箱の中にあるメッセージを含める」…以前にゴミ箱に捨てたメールを含んで集める。メールを見逃さずにすべて確認できる
• ⑦「”送信済み”のメッセージを含める」…送信したメッセージも含めて集める。自分が書いたメッセージや相手とのやり取りを確認できる
• 設定が終了したら「OK」、またはエンターキーをクリック

サイドバーの「スマートメールボックス」内に作成したスマートメールボックス名が追加され、条件に応じたメールが入ってきます。スマートメールボックス名の右には、含まれているメール数が表示されます。

メールをさらに条件別で振り分けるときは、青枠の「+」をクリックして追加します(「スマートメールボックス内で追加したテキストが誤っている」参照)。削除をするときは「ー」をクリックします。

スマートメールボックスのフォルダを作る

スマートメールボックスをさらにまとめるときは、フォルダを作りましょう。

1. メニューバー内「メールボックス」をクリック
2. 「新規スマートメールボックスのフォルダ」をクリック
3. 「スマートメールボックスのフォルダ」内に任意の名前を入力する
4. 「OK」をクリック

サイドバーにスマートメールボックスのフォルダ名が追加されるので、まとめたいスマートメールボックスをドラッグして追加しましょう。フォルダの下にスマートメールボックスが階層形式で表示されます。

SNSのスマートメールボックスフォルダに、facebook、Instagram、Twitterなどのスマートメールボックスを挿入するようなパターンです。

スマートメールボックスを編集する

一度作ったスマートメールボックスの再設定や名前の変更など、編集のやり方をまとめました。名前の変更や削除はメールボックスで表示されますが、スマートメールボックスと共通の機能です。

設定内容を変更する

スマートメールボックスを右クリック、またはメニューバー内「メールボックス」→「スマートメールボックスを編集」をクリックします。

メニューバーで項目が表示されない場合は、サイドバーでスマートメールボックスが選択されているか確認してください。複製に関しても同じです。

名前の変更をする

スマートメールボックスを右クリック、またはメニューバー内「メールボックス」→「メールボックスを名称変更」→名前を変更→エンターキーを押します。

名前のほか、メールボックスの内容についての簡単な説明文を入力するのも良いでしょう。

複製をする

スマートメールボックスを右クリック、またはメニューバー内「メールボックス」→「スマートメールボックスを複製」をクリックします。

スマートメールボックスの複製は、同じ送信者のメールを異なる名称で振り分けたいときにおすすめです。ゴミ箱にあるメッセージや送信済みのメールを異なる条件で設定するときも役立ちます。

よく使う項目に追加する

スマートメールボックスを右クリック→「よく使う項目に追加」をクリックします。

よく見るスマートメールボックスを、サイドバーのトップの「よく使う項目」内に追加され手早いアクセスが可能です。追加後はスマートメールボックス内にも残ります。

削除をするときはスマートメールボックスを右クリック→「よく使う項目から削除」をクリック(「メールボックスを削除」からは不可＜下記参照＞)。スマートメールボックス内からも、削除と同時に消去されます。

スマートメールボックスをドラッグすれば順番を変更でき、あいうえお、アルファベット順など手動で並べると見やすなります。

追加したスマートメールボックスは、「スマートメールボックス」内にも残ります。

削除をする

スマートメールボックスを右クリック、またはメニューバー内「メールボックス」→「メールボックスを削除」をクリックします。

実際にはスマートメールボックスの名前が削除されるだけで、メールはボックス内に残ります。以後、通常のメール項目からチェックできます。

スマートメールボックスの書き出し・読み込み

すぐには削除したくないスマートメールボックスは、書き出してフォルダに保存しましょう。読み込む方法もまとめました。

スマートメールボックスを書き出す

1. 書き出しをするスマートメールボックスを右クリック、またはメニューバー内「メールボックス」をクリック
2. 「メールボックスを書き出す」をクリック
3. Finder内から書き出し用のフォルダを選択する
4. 「選択」をクリック

フォルダの中に「.mbox」の拡張子がついたフォルダが作成され、中にスマートメールボックス内のメールのデータを保存した2つのファイルが確認できます。

フォルダはFinderのウインドウ内やFinder画面上で、コマンドキー+シフトキー+「N」を押して作りましょう。

読む込むときにメールのフォルダがわかるように、Finder内でフォルダの名前を変更しましょう。

スマートメールボックスを読み込む

1. メニューバー内「ファイル」をクリック
2. 「メールボックスを読み込む」をクリック
3. 「Apple Mail」または「mboxフォーマットのファイル」を選ぶ
4. 「続ける」をクリック
5. 読み込みたい、先に書き出したフォルダを選ぶ
6. 「選択」をクリック
7. 「完了」をクリック

サイドバーに「読み込み」のフォルダが追加されます。下層の「mbox」フォルダをクリックするとスマートメールボックス内のメールが表示されます。

スマートメールボックスの中にメールが表示されない場合

スマートメールボックスを作ってみても、メールが入ってこないときの原因と対処法をまとめました。

「ゴミ箱の中にあるメッセージを含める」が無効になっている

読みたいメールが表示されないときは、ゴミ箱に入っている可能性があります。スマートメールボックスを編集画面を開き、「ゴミ箱の中にあるメッセージを含める」にチェックが入っているか確認しましょう。

削除したメールをゴミ箱に残す期間が指定されていると、時間の経過とともに完全に削除されてしまいます。この場合は「ゴミ箱の中にあるメッセージを含める」にチェックが入っていても表示できません。「しない」にしておけば、捨ててしまってもスマートメールボックスで管理できます。

ゴミ箱から完全に削除する期間設定は、メール→環境設定→「アカウント」→それぞれのメールアカウントをクリック→「メールボックスの特性」→「削除したメッセージを完全に消去」→条件を選びます。

同じ差出人からの複数のメールを個々に作っていない

同じ会社名や店名などから複数の異なるメールアドレスを受信するときは、個々のスマートメールボックスを作る必要があります。

メールごとにメールアドレスを確認し、必要に応じてスマートメールボックスを作りましょう。名前もわかりやすいように変更すると良いです。

スマートメールボックス内で追加したテキストが誤っている

スマートメールボックス内で条件を追加するときは、すべてメールに関連している内容であることが大切です。

テキストが自動的に入力される場合でも変更ができますが、「件名」などの条件に一致するテキストを入力する必要があります。大切な内容は箇条書きでメモをしておくと後から追加がスムーズです。

まとめ

メールが増えてしまったときは、スマートメールボックスで振り分けをすればすっきりまとめられます。フォルダや書き出しも利用しながら、Macでスマートメールボックスを使いこなしてください。