Macの「メール」でカテゴリ分けをして整理する｜自動・手動で管理

Macの「メール」で受信したメッセージが山積みになっているときは、カテゴリ分けをして整理しましょう。

用意された複数のカテゴリに自動分類されるほか、必要に応じて手動で振り分けもできます。

「メール」のメッセージを自動でカテゴリ分けする

「メール」で受信したメッセージを自動でカテゴリ分けをします。

1. 「メール」をクリック
2. 受信メッセージの上部にあるをクリック、またはメニューバー→「表示」をクリック
3. 「メールのカテゴリを表示」をクリックしてオン

メッセージの上部に「プライマリ」「トランザクション」「アップデート」「プロモーション」のカテゴリと、「全受信」の役割をする「すべてのメール」が表示されます。

それぞれのカテゴリをクリックで、対象となるメッセージの内容や説明が表示されます。xをクリックで非表示にしたあとも、各アイコンを右クリックまたはカテゴリを表示した場所→「カテゴリについて」をクリックで対象の確認が可能です。

「カテゴリについて」には「プライマリ」「トランザクション」「アップデート」「プロモーション」ごとに振り分けられた具体的なメッセージの差出人、内容、件数などの概要が一覧表示されます。カテゴリの操作に戻るには、ウインドウ左上にある赤ボタンをクリックして閉じます。

重要なメッセージをフィルタする「プライマリ」では、期限付きの内容を含むほかのカテゴリのメッセージも受信。

これら特定のメッセージには受信元のカテゴリのアイコンが表示されるほか、メッセージの画面上部ではアイコンと「タイムセンシティブなトランザクション」で判断できます。

クリックで表示されるカテゴリの色は、アイコンにも反映されます。

「メール」のメッセージを手動でカテゴリ分けする

カテゴリに関係のないメッセージがある場合は、手動で適切な場所に移動します。

1. 「メール」をクリック
2. 移動するメッセージがあるカテゴリをクリック
3. メッセージを右クリック→「差出人をカテゴリ分け」→移動先のカテゴリをクリック
4. メッセージを確認して「続ける」をクリック

同じ差出人からのメッセージがすべて指定したカテゴリに移動し、以降のメッセージも同じカテゴリでフィルタされます。

カテゴリから閲覧したいメッセージが見当たらない場合でも、ユーザーの手動調整を加えることで正確さを改善できます。

カテゴリが異なるメッセージを送信する差出人の場合は、都度カテゴリを移動するよりも1つのカテゴリで定着したり「すべてのメール」で確認した方が効率良いでしょう。

時短でメッセージを閲覧できるカテゴリに対し、「すべてのメール」では1つの場所で漏れなく表示できます。

手動での振り分けは自動によるエラーを正す手段であり、単独では利用できない仕組みです。

手動で移動したメッセージを元のカテゴリに戻す

移動したメッセージは同じ操作で元のカテゴリに戻せますが、複数のメッセージのカテゴリを変更した場合はリセットで一括操作します。

「カテゴリについて」→「手動のカテゴリ分けをリセット」→確認メッセージを読んで「OK」をクリックします。

移動したすべてのメッセージが、一瞬で元のカテゴリに自動で振り分けられます。

「手動のカテゴリ分けをリセット」は、ほかのカテゴリにメッセージを手動で移動した場合に利用できます。

「メール」でメッセージのカテゴリ分けをオフにする

メッセージのカテゴリ分けをしない場合は、表示をオフにします。

1. 「メール」をクリック
2. 受信メッセージ上部にあるをクリック、またはメニューバー→「表示」をクリック
3. 「メールのカテゴリを表示」をクリックしてオフにする

カテゴリと「すべてのメール」が非表示になります。

メッセージを右クリックをして手動で振り分けた「差出人をカテゴリ分け」も、メニューから非表示になります。

利用できる場合は、「プライマリ」で「オフにする」をクリックも可能です。

まとめ

「メール」のメッセージをカテゴリ分けをすると、関連するメッセージにまとめてアクセスできます。すばやく情報をキャッチしたり返信もスムーズ。カテゴリを移動したい場合は手動で対処して、より良いメッセージ管理をしてください。